Reserveren

Wie mag zalen huren bij gemeente Zedelgem? Inwoners van Zedelgem, Zedelgemse bedrijven en alle verenigingen. Voor particulieren en bedrijven zijn er slechts een beperkt aantal zalen huurbaar (zie onder).

Hoe registreer ik me voor het eerst? Heb je nog geen gebruikersnaam en wachtwoord voor het reservatiesysteem, klik dan op “registreren” rechtsboven op deze pagina. Volg de instructies om een gebruikersnaam en wachtwoord aan te maken. Je kan de registratie bevestigen via de link in de mail die je ontvangt. (geen mail ontvangen? Controleer je 'ongewenste mail/spam')  Hierna kan je je aanmelden. Ga vervolgens naar mijn profiel”, kies het tabblad "reservaties": onder een klantprofiel (vb. een vereniging) moet er minstens 1 contactpersoon worden toegevoegd. Vanaf nu kan je reserveren.

Opgelet: indien ​je al een login hebt, bijvoorbeeld van een andere vereniging en/of voor het inschrijven voor jeugd- en sportactiviteiten, neem eerst contact op met dienst evenementen.

Hoe reserveer ik een zaal?  Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Kies onder de titel “zaal reserveren” voor "nieuwe reservatieaanvraag". Je ziet dan het planningsrooster. Kies het complex waarbinnen je de zaal wil reserveren en de gewenste datum. Klik vervolgens op een nog beschikbare ruimte (wit) bij de gewenste zaal om je zaalaanvraag te starten. Volg de verschillende stappen en vul alle gevraagde gegevens in. Klik op “bevestigen” om je aanvraag in te dienen. Je krijgt meteen een mail met hierin het overzicht van de aangevraagde ​zaal of zalen. Een medewerker van dienst evenementen bekijkt vervolgens de aanvraag en zal dan pas goedkeuren. Zodra je de mail met bevestiging krijgt is de reservatie definitief. Tip: vind hier een kort filmpje hoe je een zaal aanvraagt: standaard zaalaanvraag en zaalaanvraag regelmatig gebruik (vb. sport).

Kan ik meerdere zalen in voor dezelfde datum in één keer aanvragen? Ja, je kan zalen binnen hetzelfde complex binnen 1 reservering aanvragen. Als je voor eenzelfde activiteit de zaal wil aanvragen, klik je op het laatste scherm (vóór je op bevestigen klikt) naast de gewenste datum op het symbool voor kopiëren:. Je komt op het startscherm terecht. Enkel de datum moet je opnieuw invullen, de overige gegevens worden overgenomen. Een andere mogelijkheid is wanneer je op het laatste scherm kiest voor “nog een reservatieaanvraag maken voor dit complex?”.  Dan begin je opnieuw met een blanco aanvraag binnen hetzelfde complex. Bij beide methodes worden de aanvragen in 1 geheel behandeld. Om een zaal in een ander complex aan te vragen, dien je helemaal te herbeginnen.

Kan ik meerdere datums voor dezelfde zaal in één keer vragen? Je kan tijdens het aanvragen van een zaal kiezen voor het "meerdere datums (formule)". Je kiest dan je periode en de frequentie, bijvoorbeeld wekelijks op woensdag. Op het laatste scherm bij het overzicht van de aangevraagde datums staan de niet beschikbare zalen in het rood. Deze datums worden niet doorgegeven aan de beheerders als je drukt op "bevestigen".

Wanneer kan ik een zaal aanvragen? Je kan als particulier of bedrijf maximum 185 dagen voor de gewenste datum een aanvraag indienen. Als vereniging of dienst kan je tot 1,5 jaar een zaalaanvraag indienen. Voor de sportcomplexen lopen de aanvragen per sportseizoen. Zaalaanvragen kunnen tot 5 dagen voor de gewenste datum online aangevraagd worden. Late aanvragen: neem contact op met dienst evenementen (evenementen@zedelgem.be of 050/288.330).

Tijdens het reserveren moet ik een categorie kiezen, wat betekenen de categorieën? De categorieën worden gebruikt om de prijs te kunnen bepalen. De beheerders kunnen de categorie nog wijzigen wanneer je niet de juiste categorie kiest. De volgende categorieën bestaan (niet alles is voor elke zaal beschikbaar):

• Dagactiviteit - eenmalig: een activiteit die 1 keer doorgaat; standaarduren zijn 9 u tot 7 u ‘s ochtends de volgende dag. Voorbeeld: fuif en babyborrel. Privé-personen, bedrijven en niet-erkende verenigingen kiezen altijd deze categorie.

• Dagactiviteit - vanaf 10 beurten: dezelfde activiteit die minstens 10 keer doorgaat. Voorbeeld: elke woensdag lessen.

• Halve dag - éénmalig: een activiteit van maximum 5 uur. Indien boven de 5 uur moet je 'dagactiviteit' kiezen.

• Halve dag - vanaf 10 beurten: een activiteit van maximum 5 uur in een reeks van minstens 10 keer. Voorbeeld: elke woensdagmiddag workshop.

• Vergadering: een overleg van maximum 25 deelnemers, zonder externe partners.

• Risicovolle en commerciële activiteit: bijvoorbeeld een grote fuif of evenement met ingang, enkel voor erkende verenigingen.

• Andere: indien je niet goed weet welke categorie je moet kiezen, kies dan deze.

Wat betekenen de categorieën voor sportactiviteiten? De categorieën worden gebruikt om de prijs te kunnen bepalen. De beheerders kunnen de categorie nog wijzigen wanneer je niet de juiste categorie kiest. De volgende categorieën bestaan (niet alles is voor elke zaal beschikbaar):

• Eénmalige sportactiviteit (geen abonnement): bijvoorbeeld een sportwedstrijd

• Abonnement na 17 uur: indien je na 17 uur komt sporten

• Abonnement voor 17 uur: indien je voor 17 uur komt sporten in een reeks van minstens 10 keer

• Wedstrijd jeugd: sportcompetities voor jongeren

• Wedstrijd volwassenen: sportcompetities voor volwassenen

• Sportdag: sportdagen van scholen

• Risicovolle en commerciële activiteit: bijvoorbeeld een grote fuif of evenement met ingang, enkel voor erkende verenigingen.

Hoe weet ik welke zaal ik gereserveerd heb? Ga naar “mijn reservatiegeschiedenis” (onder “zaal reserveren”). Standaard zie je hier alle zaalreservaties in de toekomst, die al zijn bevestigd. Als je eerdere reservaties wil bekijken, verander je gewoon de datums. Als je bij zoektype "aanvragen" aanduidt, zie je alle zaalaanvragen die nog niet bevestigd werden door dienst evenementen. Hier kan je ook je zaalreservaties wijzigen of annuleren.

Help, het lukt me niet om een zaal aan te vragen... Enkele veel voorkomende problemen zijn:

• Je bent niet ingelogd. Mogelijks moet je je eerst nog registreren of indien nodig kan je je logingegevens terug opvragen via de dienst evenementen.
• Je vraagt te vroeg of te laat een zaal aan. 
• Als alles hierboven klopt, kan het zijn dat je account niet de juiste instellingen heeft. Neem dan contact op met dienst evenementen. Tip: bezorg ons een printscreen (toetsen Ctrl + PrtScn) van het scherm waar je een vraag of probleem hebt. Dat helpt ons om sneller het probleem te vinden. 

Ik wil graag een zaal reservatie wijzigen of annuleren. Hoe doe ik dit? Bij “mijn reservatiegeschiedenis” onder de titel “zaal reserveren” kan je je reservaties wijzigigen of annuleren. Meer uitleg hierover vind je in dit stappenplan. Een online wijziging of annulering kan tot 5 dagen voor de gereserveerde datum. Hou er rekening mee dat bij laattijdige annuleringen een kostprijs wordt aangerekend (zie tarieven oner "algemene info"). Extra toelichting: als je meerdere reservaties in 1 keer wil wijzigen (bijvoorbeeld een lessenreeks een uur vervroegen of annuleren), neem dan contact op met de dienst evenementen, zij kunnen dit in 1 beweging.

Zalen

Kan ik een zaal op voorhand bekijken? Maak hiervoor een afspraak. Voor het bezichtigen van zalen waar een LDC is, kan je rechtstreeks contact opnemen met de gastvrouwen: zie contactgegevens op https://www.zedelgem.be/contact-openingsuren (enkel op weekdagen, bij voorkeur in de voormiddag, niet op een maandag). Om zalen in De Groene Meersen te bezichtigen, neem je contact op met de collega's ter plaatse: groenemeersen@zedelgem.be of 050/20.99.01. Het bekijken van alle andere zalen verloopt via de dienst evenementen: evenementen@zedelgem.be of 050/288.330.

Welke zaal is geschikt voor welke activiteit? Ga naar "Zaal reserveren" en vervolgens naar "Zaal zoeken". Kies je type en de activiteit. Zo vind je alle geschikte zalen. Je kunt doorklikken om alle detailinformatie te zien per zaal. Onder "overzicht zalen" staat ook genoteerd per zaal waarvoor deze geschikt is.

Ik wil als particulier een zaal huren, kan dat? Ja dat kan, inwoners van Zedelgem kunnen voor privé-activiteiten volgende zalen huren: de polyvalente zaal in sportcentrum de Bosserij in Veldegem, de polyvalente zaal en dienstencentrum in gemeenschapscentrum Jonkhove in Aartrijke, de grote zaal in Multifuntioneel Centrum Sint-Maarten en de polyvalente zaal en instuif in het Jeugdcentrum in De Groene Meersen in Zedelgem. Particulieren kunnen 185 dagen op voorhand de zaal aanvragen. Het huren van de zaal kost 300 euro en men krijgt de zaal ter beschikking van 9u tot 7u 's ochtends de volgende dag.

Welke materialen zijn aanwezig in de zaal? Een overzicht van het aanwezige materiaal per zaal vind je hier. (dit vind je ook terug onder “algemene info" > "zaalverhuur”) Er zijn steeds voldoende tafels, stoelen en meestal ook servies voor de capaciteit van de zaal. Alle materiaal uit het overzicht is standaard aanwezig. Enkel de technieken (projectie, geluid, belichting) moet je in elke zaal expliciet aanvragen. In Wilgen- en Biezenmeers moeten ook de tafels, de stoelen, de tribune en de extra zitjes voor de tribune worden aangevraagd.

Wat moet ik zelf voorzien? Als organisator breng je zelf afwasmiddel, sponsen en keukenhanddoeken mee. Andere poetsproducten en -materialen zoals veegborstel, poetsdoeken en trekker zijn aanwezig. In de wc's is toiletpapier aanwezig, en in elke afvalbak zit een afvalzak. Er worden afvalzakken voorzien om in de afvalbakken te steken als je de zaal verlaat. Indien je verwacht meer toiletpapier of meer afvalzakken nodig te hebben, breng je dit zelf mee. Het is ook aangeraden om zelf EHBO mee te brengen.

Moet ik drank afnemen? Nee, men is vrij om te kiezen of je met een brouwer werkt of zelf drank meebrengt. In de sportcentra moedigen we warm aan om te werken via de concessionaris. In de Lokale Dienstencentra kan men drank afnemen, dit moet tijdig worden aangevraagd.

Gegevens

Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Wat doe ik? Ben je je wachtwoord vergeten of wil je een nieuw wachtwoord instellen, klik dan op “inloggen” rechtsboven op deze pagina en klik op de knop "wachtwoord resetten”. Volg de instructies op het scherm om een nieuw wachtwoord in te stellen. Heb je nog meer vragen? Vind hier een stappenplan met meer uitleg.

Het systeem zegt dat de klant al bestaat. Wat doe ik? Mogelijk ben je al geregistreerd en ben je je gebruikersnaam en/of wachtwoord vergeten. Klik op de knop "wachtwoord resetten” of neem contact op met de dienst evenementen (evenementen@zedelgem.be of 050/288.330).

Kies ik bij het aanmaken van een login voor mijn organisatie een feitelijke vereniging of een bedrijf/vereniging? Indien je als organisatie een BTW-nummer of ondernemingsnummer hebt, kies je voor bedrijf/vereniging. Indien dit niet het geval is, selecteer je ‘feitelijke vereniging’. 

Wij hebben meerdere contactpersonen die zalen aanvragen voor onze vereniging. Kan dat? Dat kan zeker! Indien je vereniging al geregistreerd is, maar je wil nog een contactpersoon toevoegen, bezorg dan de naam, e-mailadres, gewenste loginnaam, rijksregisternummer en telefoonnummer/gsm-nummer aan de dienst evenementen (evenementen@zedelgem.be of 050/288.330).

Kan ik mijn gegevens zelf aanpassen? Al jouw persoonlijke gegevens kan je zelf aanpassen. Log in en ga naar "mijn profiel" en kies voor het tabblad “Klantenprofiel”. Kies daar de gewenste klant, dat kan van jezelf of van jouw vereniging. Hier vind je dan alle persoonlijke gegevens terug en kan je het nodige wijzigen. Tip: controleer regelmatig je persoonlijke gegevens zodat er geen gegevens verkeerd staan. Je persoonlijke gegevens vind je onder "klantprofiel".

Waar vind ik de facturen? Alle facturen die al gemaakt werden, kan je terugvinden onder "mijn profiel" op het tabblad “Klantenprofiel”. Meer uitleg vind je in het stappenplan. 

Diverse vragen

Hoe vraag ik zaal (of materiaal) aan voor een evenement ten voordele van een goed doel? Als je een activiteit organiseert ten voordele voor het goed doel, kan het in aanmerking komen binnen het reglement van de goede doelen, en dan kan je gratis de zaal gebruiken en gratis materialen van de uitleendienst gebruiken. Het reglement en het aanvraagformulier vind je op https://www.zedelgem.be/goede-doelen. Pas indien je goedkeuring, zal je zaalreservatie kosteloos gemaakt worden.

Ik organiseer een evenement in een gemeentelijke zaal. Hoe vraag ik dit aan? Indien je, als vereniging of als private persoon, een evenement organiseert en ook voor iets toestemming nodig hebt, zoals geluidsafwijking, verkeersafwijking of toestemming plaatsen publiciteit, dien je een aanvraag te doen via https://www.zedelgem.be/evenement-organiseren. Wanneer je op je activiteit in een zaal meer dan 500 bezoekers verwacht of er specifieke veiligheidsrisico's zijn, dient ook steeds een evenementenaanvraag ingediend te worden.

Ik heb een andere vraag of het lukt me niet helemaal… Neem dan contact op met één van onze medewerkers. Zij zoeken graag samen met jou naar een oplossing.

• Bij voorkeur per mail op evenementen@zedelgem.be. Indien mogelijk, voeg een printscreen (toetsen Ctrl + PrtScr) toe van het scherm waar je een vraag of probleem hebt.

• Indien het dringend is, kan je bellen naar 050/288.330.