VOOR JE START MET EEN AANVRAAG

Moet ik voor mijn evenement een online evenementenaanvraag indienen? Alle openbare evenementen met veiligheidsrisico's en/of elektronisch versterkte muziek luider dan 85db(A) en/of inname openbare ruimte en/of publiciteitsborden langs de straat en/of vraag voor subsidie of goede doel en/of vraag voor gemeentelijke receptie moeten een online evenementenaanvraag indienen via http://evenementen.zedelgem.be. Enkele voorbeelden: een buurtfeest, een openbare fuif, een grote wandeltocht... 

Evenementenwijzer: vind hier een schema met een overzicht welke evenementen al dan niet online moeten aangevraagd worden.

Welke evenementen verlopen niet via een online evenementenaanvraag? 

• Privé evenementen zoals een trouw in een feestzaal. Het algemeen politiereglement is van toepassing.
• Besloten reguliere ledenactiviteiten van verenigingen. Vb. maandelijkse kaarting in eigen lokaal. Moet niet gemeld worden.
• Evenementen zonder extra vergunningen die plaatsvinden in gemeentelijke zalen. Vb. Quiz in jeugdcentrum. De zaalaanvraag geldt als melding aan gemeente Zedelgem.
• Openbare evenementen zonder extra toelatingen (dus géén veiligheidsrisico's, geen elektronisch versterkte muziek...). Deze moeten gemeld worden aan gemeente Zedelgem per mail aan evenementen@zedelgem.be met: datum, aantal bezoekers/deelnemers, locatie, contactgegevens organisator en korte beschrijving initiatief.
• Circus, markt, kamp, langdurige pop-upbar en roofvogeldemonstratie. De aanvraag verloopt niet via Dienst evenementen maar via een specifieke dienst. Neem telefonisch contact op met gemeente Zedelgem.

Als ik een evenement organiseer ten voordele van het goede doel, hoe vraag ik dit aan? Een evenement erkend binnen het reglement "goede doelen" kan gratis gebruik maken van zalen en materialen. Dit reglement vind je onder de knop "algemene info". Doe eerst een evenementenaanvraag via deze website. Binnen deze aanvraag geef je een beschrijving en motivatie van het goede doel op. Als het evenement voldoet aan de voorwaarden, krijg je een mail dat je materiaal of zaal kan aanvragen. De reservaties worden eerst bevestig met een kostprijs. Dit bedrag zal pas geschrapt worden zodra na het evenement de bewijsstukken worden ingediend. Dus: eerst evenement aanvragen, dan pas zaal of materiaal.

Hoe registreer ik me voor het eerst? Heb je nog geen gebruikersnaam en wachtwoord voor het reservatiesysteem, klik dan op “registreren” rechtsboven op deze pagina. Volg de instructies om een gebruikersnaam en wachtwoord aan te maken. Je kan de registratie bevestigen via de link in de mail die je ontvangt. (geen mail ontvangen? check je 'ongewenste mail/spam')  Hierna kan je je aanmelden. Ga vervolgens naar mijn profiel”, kies het tabblad "reservaties": onder een klantprofiel (vb. een vereniging) moet er minstens 1 contactpersoon worden toegevoegd. Vanaf nu kan je reserveren.

Opgelet: indien ​je al reservaties voor zalen, evenementen of materialen hebt, maak géén nieuwe account aan! ​Je gegevens zitten reeds in dit programma. --> mail naar evenementen@zedelgem.be. Wij bezorgen dan je inloggegevens.

PROCEDURE AANVRAGEN EVENEMENT

Hoe vraag ik een evenement aan via het online platform?  Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Klik onder de titel "evenementen" op "nieuwe aanvraag”. Volg de verschillende stappen; druk op “volgende” om de schermen te doorlopen. Alle velden met een sterretje moeten ingevuld worden. Op het laatste scherm kan je kiezen voor "dossier indienen". De dienst evenementen zal nu je aanvraag behandelen. Je kan de aanvraag niet meer bewerken. Tip: sla tussendoor regelmatig op! 

Wanneer vraag ik een evenement aan? Hoe vroeger een evenement aangevraagd wordt, hoe beter. Een evenement kan ten laatste tot 2 maanden voor het plaatsvinden van het evenement aangevraagd worden (14 weken voor wielerwedstrijden). 

Welk type evenement kies ik?

• Evenement: evenementen die uitgebreider zijn en adviezen en/of toelatingen nodig hebben op vlak van veiligheid, geluidsafwijking, subsidie en goed doel, receptie, publiciteit... Of evenementen die louter gemeld worden. - vind hier een overzicht van de schermen die je zal zien.

• Evenement op openbaar domein: evenementen die enkel een advies op vlak van inname openbaar domein nodig hebben, zoals wandeltocht , fietstocht, vinkenzetting, wielerwedstrijd...

• Gemeentelijke receptie: recepties voor jubilerende verenigingen en bijeenkomsten **-jarigen.

Ik organiseer een evenement in een gemeentelijke zaal en/of ik heb ook materiaal nodig bij een evenement. Hoe vraag ik dit aan? Zalen en materialen worden apart van het evenement aangevraagd, via dezelfde website.

Ik heb nog niet alle gegevens, kan ik wachten om mijn evenementenaanvraag in te dienen?  Indien je nog niet alle informatie weet, kan je kiezen voor “opslaan”, dan bewaart het systeem alle gegevens op de schermen die je tot dan al ingevuld hebt. Je kan de aanvraag later bewerken en afwerken via de ondertitel “mijn evenementen”. De aanvraag is nog niet zichtbaar voor de dienst evenementen, vergeet dus niet aan te vullen en in te dienen.

Ik organiseer hetzelfde evenement zoals vorig jaar, moet ik alles weer opnieuw invullen?  Je kunt een bestaand evenementendossier kopiëren. Onderaan een evenementendossier vind je de knop "kopiëren". Vergeet niet om alles goed na te lezen en te wijzigen indien nodig, ook bijlagen moeten opnieuw toegevoegd worden. Een stappenplan voor het kopiëren van een evenement kan je hier nalezen.  

Hoe voeg ik een bestand toe?

1. Klik op “selecteren” en kies in je eigen documenten een bestand. Dit bestand is bij voorkeur in Pdf. 
2. Klik op “uploaden” om het bestand effectief toe te voegen. 
3. Klik onderaan op “opslaan” om het dossier op te slaan.

AANVRAAG INGEDIEND

Mijn aanvraag is ingediend, wat gebeurt er nu? Dienst evenementen bekijkt je aanvraag op de volledigheid. Mogelijks wordt er bijkomende informatie gevraagd, zoals een plannetje of een noodplan. Zodra het dossier in orde is, neemt dienst evenementen contact op met de benodigde diensten. Deze diensten zijn o.a. dienst mobiliteit, dienst ruimte, dienst noodplanning, uitleendienst, dienst receptie en/of milieudienst. De diensten geven advies of maken een ontwerpbeslissing op voor het college van burgemeester en schepenen. Zodra alles rond is, krijgt je een mail met hierin het bericht dat het dossier werd afgerond. In het online evenementendossier vind je de brief met toelichting van de beslissing(en) en alle benodigde adviezen en toelatingen (op tabblad "algemene bijlagen").

Mijn aanvraag is ingediend maar ik wil nog iets wijzigen, kan dat? Zodra een aanvraag is ingediend, kan je niets meer wijzigen. Indien je nog iets anders wil veranderen of toevoegen, neem je contact op met dienst evenementen.

Moet ik de politie op de hoogte brengen van mijn evenement? Nee. Bij risicovolle evenementen of specifieke vragen worden de veiligheidsdiensten, waaronder politie en brandweer, om advies gevraagd. Ook hebben de politie en brandweer toegang tot alle dossiers, waardoor zij van alle evenementen op de hoogte zijn.

DIVERSE VRAGEN

Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Wat doe ik? Ben je je wachtwoord vergeten of wil je een nieuw wachtwoord instellen, klik dan op “inloggen” rechtsboven op deze pagina en klik op de knop "wachtwoord resetten”. Volg de instructies op het scherm om een nieuw wachtwoord in te stellen. Op de homepage vind je een stappenplan met meer uitleg.

Het systeem zegt dat de klant al bestaat. Wat doe ik? Mogelijk ben je al geregistreerd en ben je je gebruikersnaam en/of wachtwoord vergeten. Klik op de knop "wachtwoord resetten” of neem contact op met op de dienst evenementen (evenementen@zedelgem.be of 050/288.330).

Ik heb een andere vraag of het lukt me niet helemaal… Neem dan contact op met één van onze medewerkers. Zij zoeken graag samen met jou naar een oplossing.

• Bij voorkeur per mail naar evenementen@zedelgem.be. Indien mogelijk, voeg een printscreen (toetsen Ctrl + PrtScn) toe van het scherm waarbij je een vraag of probleem hebt.

• Indien het dringend is, kan je bellen naar 050/288.330.