Registreren
Inloggen
0 items
€ 0,00
Home
Zaal reserveren
Nieuwe reservatieaanvraag
Zaal zoeken
Overzicht zalen
Materiaal reserveren
Materiaal aanvragen
Beschikbaarheid controleren
Evenementen
Overzicht evenementen
Tickets
Algemene info
Inschrijvingen
Zaalverhuur
Evenementen
Uitleendienst
Ticketing
FAQ
Inschrijvingen
Zaalverhuur
Evenementen
Uitleendienst
Ticketing
Evenementen
Algemeen
De
algemene voorwaarden
van deze website kan je
hier
nalezen. De privacy overeenkomst voor de
bescherming van de persoonlijke gegevens
kan je
hier
nalezen.
Het reglement voor het plaatsen van
evenementenborden
ofwel de gemeentelijke stedenbouwkundige verordening met betrekking tot het plaatsen van evenementenborden kan je
hier
raadplegen.
Je kan hier een
handleiding
downloaden met uitleg over hoe je een
inplantingsplan
kan maken op de website
https://www.google.be/mymaps/
.
Evenementenwijzer
: je kan hier een
schema
bekijken dat het antwoord geeft op de vraag:
"Welk evenement verloopt via een online evenementenaanvraag op deze website?"
Steun voor evenementen
Het reglement voor
grote socio-culturele evenementen van bovenlokaal belang
kan je
hier
nalezen.
Het
reglement
voor de ondersteuning van
goede doelen
vind je
hier
.
Het reglement voor de organisatie van een
speelstraat
kan je
hier
terugvinden. Hierbij aansluitend: een
affiche
en
folder
die je kan aanpassen en vervolgens gebruiken om de speelstraat aan te kondigen.
Subsidiereglement voor
gemeenschapsvormende lokale socio-culturele activiteiten en evenementen
waaronder
(wijk)kermissen, buurtfeesten, jubilerende verenigingen en bijeenkomsten **-jarigen
vind je
hier
terug.
Hier
kan je tips vinden om de evenementen/subsidieaanvraag in te vullen en hier kan je een
template
vinden voor de inte dienen raming van inkomsten en uitgaven.
Extra info gemeentelijke receptie
: een gemeentelijke receptie duurt gemiddeld 1,5 uur; er moet tijd beschikbaar zijn voor op- en afbouw op een weekdag en de receptie wordt b
ij voorkeur niet op een zondag georganiseerd;
er wordt
Zillegems Leeuwbier (blond en bruin), witte wijn, fruitsap, water en chips voorzien
; indien er voor of na de de receptie nog
een activiteit/feest/maaltijd… georganiseert wordt, staat de organisator zelf in voor het klaarzetten, opruimen en opkuisen van de zaal en is er een kostprijs verbonden aan het gebruik van de zaal; op de uitnodiging staat steeds de zin "deze receptie wordt aangeboden door gemeente Zedelgem" en het logo van gemeente Zedelgem, de gemeentelijke diensten bezorgen steeds de uitnodiging aan gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen; overige info staat in het reglement.
Aanvragen voor de bovenstaande subsidies verloopt via
http://evenementen.zedelgem.be
via de evenementenaanvraag.
Steun voor socio-culturele verenigingen
, o.a.
projectsubsidie
, werkingssubsidie en kopiedienst vind je
hier
.
Steun voor sportclubs
, o.a. projecectsubsidie, werkingssubsidie en wielerwedstrijden vind je
hier
.
Logo Zedelgem
Organisatoren van gesubsidieerde evenementen en evenementen met een gemeentelijke receptie moeten in hun communicatie en promotiemateriaal het logo van gemeente Zedelgem en de tekst “met de steun van gemeente Zedelgem” opnemen.
De logo's kan je hier downloaden:
kleur
of
wit
in png-formaat. (het ai-formaat voor drukwerk kan opgevraagd worden via communicatie@zedelgem.be)
Afspraken i.v.m. gebruik van het logo:
Het logo "kleur" verkiest de voorkeur.
Het logo "wit" is om te gebruiken op een gekleurde achtergrond.
De minimumgrootte van het logo is 30 mm breedte.
Er mag niet 'gespeeld' worden met het logo: niet in cursief, geen schaduw, niet uittrekken...
In de "stijlgids" staan alle afspraken i.v.m. gebruik van het logo in detail. De stijlgids vind je
hier
.
Activiteiten met muziek
Auteursrecht
("sabam")
en billijke vergoeding
moet (indien nodig) zelf aangevraagd worden. Dit verloopt via de website van
Unisono
.
Uitleg over
geluidsnormen
kan je
hier
nalezen.
Uitleg over
afspelen van muziek
vanaf een
geprojecteerde film
(beamer) via de geïnstalleerde geluidsboxen vind je
hier
.
Veilige evenementen
Hier
kan je een blanco risicoanalyse of noodplan downloaden om in te vullen en toe te voegen aan de aanvraag van het evenement.
Op alle evenementen moeten de
algemene voorwaarden i.v.m. brandpreventie
worden opgevolgd. Deze kan je
hier
terugvinden.
Meer info voor organisatoren die gebruik maken van
vrijwilligers die bewakingstaken uitvoeren
vind je in de
omzendbrief Private bewaking bij evenementen en festivals
(o.a. voorwaarden voor de organisator en taken en bevoegdheden van de vrijwillige bewakers) en de hieraan gekoppelde
bijlage met voorwaarden
(o.a. voorwaarden waaraan de personen moeten voldoen).
Een woordje uitleg over het voorzorgsmaatregelen en wetgeving i.v.m.
springkastelen
vind je in
deze folder
.
Via de Vlaamse overheid is het mogelijk om een
gratis verzekering
af te sluiten
voor vrijwilligers
actief binnen je organisatie. Deze gratis verzekering dekt: burgerrechtelijke en buitencontractuele aansprakelijkheid (schade aan derden), rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. Uitleg over deze gratis verzekering vindt u op de website
https://vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be/
.
Duurzame evenementen
Op de website
https://ovam.vlaanderen.be/groen-event
vind je meer informatie over het
verduurzamen van evenementen
. Doe ook de
Groeneventscan
en ontdek hoe duurzaam je evenement is en ontdek heel wat tips, zoals over een inzamelsysteem voor herbruikbare bekers.
Het is sinds januari 2020 op alle evenementen
verboden
om drank te serveren in
wegwerpbekertjes, blikjes of petflesjes
. Enkel als de organisator kan garanderen dat 95% van de eenmalige verpakkingen gescheiden wordt opgehaald voor recyclage, kan het nog. Dit is enkel haalbaar met een goed uitgewerkt retoursysteem. Drankverpakkingen zoals PET-flessen of drankkartons kunnen enkel nog gebruikt worden als ze achter de bar worden gebruikt en door de organisator meteen in de juiste afvalbak worden gegooid (bijvoorbeeld 1,5l fles limonade wordt gebruikt om in herbruikbare bekers te schenken, de fles wordt nadien door de barman/vrouw gerecycleerd).
Je kan
gratis herbruikbare bekers
gebruiken van de Provincie West-Vlaanderen. Deze kan je ophalen in de Kringwinkel. Meer info vind je
hier
.
Op
deze website
kan je een lijst vinden van
professionele aanbieders
van herbruikbaar cateringmateriaal, zowel om te kopen als te huren, alsook afwasservices.
Er bestaan ook initiatieven die bekers met het logo van een merk op ter beschikking stellen tegen een aanvaardbare kostprijs. Zoek in de zoekmachine op "branded cups"
Tijdens een evenement kan je
afvalcontainers
huren bij de uitleendienst. Het reglement kan je nalezen onder de titel "algemene info" bij "uitleendienst". Je kan de afvalcontainers aanvragen via deze website, ga hiervoor naar de titel "materiaal reservereren" en klik op "materiaal aanvragen".
Diverse tips voor organisatoren
Aan erkende verenigingen van Zedelgem wordt een
kopiedienst
verleend. Dit gebeurt in een van de bibliotheken. Neem contact op met de hoofdbibliotheek voor de aanmaak van een badge. Meer info vind je terug in
het reglement
.
Via de Provincie West-Vlaanderen
kan je als vereniging of onderwijsinstellingen ook
verschillende materialen huren
, zoals geluids- en tentoonstellingsmateriaal. Voor alle info, ga naar
de pagina van de uitleendienst van de provincie
.
Wil je graag de
pers uitnodigen
op je evenement? Vind
hier
de perslijst (onderaan).
Maak je evenement ook steeds bekend op
www.uitinvlaanderen.be
.
Deze website bundelt alle soorten grote en kleine vrijetijdsactiviteiten.
Een evenement georganiseerd door Zedelgemse vereniging of organisatie kan mede bekend gemaakt worden in de gemeentelijk communicatie, zoals het
maandelijkse Zedelgem Magazine of de activiteitenkalender op de gemeentelijke website
www.zedelgem.be
. Bezorg ruim een maand op voorhand volgende info aan
communicatie@zedelgem.be
: naam evenement, korte omschrijving, locatie, datum, naam organisator, contactgegevens, info over bestellen of inschrijven en eventueel een folder of afbeelding.
Mag je als vereniging zomaar
een foto van iemand nemen en online plaatsen
? In
dit document
vind je een woordje uitleg over de
nieuwe GDPR-wetgeving
(General Data Protection Regulation of de algemene verordening gegevensbescherming) over het publiceren van foto's.
Extra tips en hulp nodig voor het werken met vrijwilligers? Ga nar de website:
https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/
.